Radiologie-Kongress Ruhr
Startseite » Anwenderberichte » Klinik- & Praxisverbünde » Anwenderbericht: Befund-Workflow digitalisieren mit indicda und eRIS
Anwenderbericht: Befund-Workflow digitalisieren mit indicda und eRIS

Anwenderbericht: Befund-Workflow digitalisieren mit indicda und eRIS

Das MVZ Neumaier & Kollegen konnte dank indicda und eRIS sein Schreibbüro entlasten und seine Befundlaufzeiten verkürzen. Bereits sechs Wochen nach Einführung hatte es eine digitale Befundungs- und Fertigstellungsquote von 95 Prozent. Wie die Systemumstellung verlief, erfahren Sie in diesem Anwenderbericht. 

Das MVZ Dr. Neumaier & Kollegen setzte bereits seit einigen Jahren eine Spracherkennungslösung zur Befunderstellung ein, die auch damals bereits von DFC-SYSTEMS betreut wurde. „In den Prozess war allerdings unser Schreibbüro noch stark involviert“, sagt Tobias Neumaier. „Die Ärzte haben die Befunde digital diktiert, nur teilweise auch mit Spracherkennung, und das Ergebnis dann ins Schreibbüro geschickt. Dort wurde dieses kontrolliert, ggf. korrigiert, formatiert und als unterschriftsreifer Befund wieder an den Arzt zurückgesandt.“

Wunsch nach neuem Befund-Workflow

Dies kostete Zeit, sodass die Zuweiser zuweilen zwei oder gar drei Tage auf die Befunde warten mussten – inakzeptabel für einen Dienstleister wie das MVZ Dr. Neumaier & Kollegen. „Um das Schreibbüro zu entlasten und die Befundlaufzeiten zu verkürzen, haben wir uns intern zum Ziel gesetzt, dass die Ärzte 30 bis 40 Prozent aller Befunde selbstständig fertigstellen sollen“, so der Prokurist. Dieses Vorhaben drohte aber am mangelnden Informationsaustausch zwischen RIS und Spracherkennungssystem zu scheitern.

„Wir haben daher ein Projekt zur Neuausrichtung der Spracherkennung aufgelegt, mit dem wir einen komplett integrierten Workflow der Befundschreibung etablieren wollten. Ziel war es, dass unsere Ärzte ihre Diktate vollständig digital anfertigen und sie auch selbst in einem Workflow fertigstellen und freigeben können“, skizziert Neumaier das Vorhaben.

Erfolgreiche Transformation

Tobias Neumaier, Prokurist bei MVZ Dr. Neumaier & Kollegen

Am Anfang standen Fragen: Welche Informationen aus dem RIS müssen in den Befund übernommen werden? Wie kann das sichergestellt werden? Wie sieht der komplette Workflow aus? Den Beginn der Transformation machte der Umstieg auf die Spracherkennung indicda, in dessen Verlauf DFC-SYSTEMS diese Fragen dann beantwortete und die notwendigen Anpassungen vornahm. „Wir wollten unbedingt mit unserem bekannten und bewährten Partner weiterarbeiten, was sich auch als goldrichtige Entscheidung erwiesen hat. Die Systemumstellung verlief reibungslos. DFC-SYSTEMS hat zusammen mit dem RIS-Hersteller Digithurst die notwendigen Schnittstellen zwischen RIS und Spracherkennung geschaffen“, lobt Neumaier den Partner. Den Rollout haben dann beide gemeinsam gestartet und begleitet.

indicda wird im dortigen Verbund als Client-Server-Lösung betrieben. Die User-Profile und der Topic (Wortschatz für Radiologie, Strahlentherapie und Nuklearmedizin) werden auf dem zentralen Server-System verwaltet und stehen jedem Anwender innerhalb des Verbundes an jedem Standort zur Verfügung. Mit dem Anmeldevorgang werden die anwenderspezifischen Daten wie User-Profil und Wortschatzmodell (Topic) in den temporären Speicher des lokalen Clients vorgeladen. Dies ermöglicht ein performantes Arbeiten auch bei mehreren gleichzeitigen Zugriffen von verschiedenen Standorten. „Früher lagen sie auf einem zentralen Server, was bei hohen Zugriffszahlen die Datenleitungen teilweise über Gebühr belastet und die Systeme verlangsamt hat“, hebt Neumaier einen weiteren Vorteil der neuen Spracherkennung hervor.

Es gibt einen zentralen Wortschatz, der auch zentral gepflegt wird. Die Ärzte arbeiten mit einheitlichen Befund-Templates, die ebenfalls zentral gepflegt werden. „Damit wollen wir eine einheitliche Struktur und eine gleich hohe Aussagekraft in den Befunden gewährleisten“, so Neumaier.

Hohe digitale Befundungsquote

Ist die Untersuchung gelaufen, wird sie im eRIS in die Arbeitsliste des zuständigen Radiologen geladen. Der öffnet sie, und damit automatisch auch indicda, und beginnt mit der Befundung. Neben den Patientendaten sind bereits die Untersuchungssequenzen und die Medikation automatisch aus dem eRIS in den Befund übernommen. Schließlich signiert der Radiologe den Befund mittels Unterschrift auf dem SignPad; dieser wird archiviert und per Fax oder Brief an den Zuweiser gesandt.

„Wir rechneten damit, dass um die 40 Prozent der Befunde digital fertiggestellt werden würden. Bereits sechs Wochen nach Einführung hatten wir eine digitale Befundungs- und Fertigstellungsquote von 95 Prozent“, stellt Neumaier nicht ohne Stolz heraus. Das sei mittlerweile ein vollkommen selbstverständlicher Prozess. Geholfen hat sicher, dass das neue System von Beginn an reibungslos funktionierte und die Ärzte sich damit wohlfühlten – auch weil sie sehr schnell erkannten, auf diese Weise viel Zeit zu sparen. Früher kam der Befund einen oder eineinhalb Tage später formatiert und ergänzt aus dem Schreibbüro zurück. Dann musste der Radiologe sich noch einmal in den Fall eindenken, um nachvollziehen zu können, ob der vorliegende Befundtext abschließend korrekt ist. Dieser Schritt entfällt im neuen Workflow.

Früher waren 14 Mitarbeitende im Schreibbüro tätig, heute sind es noch vier. „Die anderen übernehmen andere Tätigkeiten, die ihnen viel Spaß machen. Sie arbeiten beispielsweise an der Anmeldung, unterstützen uns in der Abrechnung oder kümmern sich um Verwaltungsaufgaben“, erläutert Neumaier. Ein entscheidender Bereich ist das Qualitätsmanagement, in dem ebenfalls einige ehemalige Schreibkräfte zum Einsatz kommen. Dazu gehören unter anderem das Pflegen der Befundvorlagen sowie die Kontrolle der Befunde auf formelle Standards.

MVZ Dr. Neumaier & Kollegen sind ein Verbund von radiologischen Praxen mit insgesamt elf Standorten in der Oberpfalz und Niederbayern und Kooperationspartner zahlreicher Kliniken. Mehr als 50 Ärztinnen und Ärzte untersuchen pro Jahr ca. 250.000 Patienten. Bei dieser großen Zahl an Befunden ist der Einsatz einer zeitgemäßen und optimal an das RIS angebundenen Spracherkennung unerlässlich.

Über Marketing

Unser Marketing-Team schreibt und redigiert alle Texte, gestaltet Bildmaterial und konzipiert Marketing-Kampagnen. Fragen, Feedback und Anregungen gerne an: marketing@digithurst.de

Hinterlasse einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.Benötigte Felder sind markiert *

*